L’enquête administrative vise à éclairer l’autorité territoriale de manière objective sur les faits intervenus lorsqu’elle est confrontée à un incident tel qu’un signalement pour acte de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, d’agissements sexistes, d’atteintes volontaires à l’intégrité physique, de menaces ou de tout autre acte d’intimidation, ainsi que tout autre incident verbal, conflit interpersonnel et enfin lors de manquements aux obligations ou fautes.
Elle permet d’établir la matérialité des faits et des circonstances afin de faciliter la prise de décision objective sur les mesures à prendre aussi bien d’ordre réglementaire (dépôt de plainte, procédure disciplinaire) que managérial.
Dans le cadre de l’engagement d’une procédure disciplinaire, l’enquête administrative va permettre de confirmer ou pas la faute, d’aider l’autorité territoriale à définir un niveau de sanction proportionnée, d’étayer le dossier disciplinaire.
Dans le cadre du dispositif de signalement des actes de violence, de discrimination, de harcèlement et d’agissements sexistes, l’enquête administrative vise à établir la matérialité de faits et de circonstances des signalements reçus et ainsi dresser un rapport d’enquête restituant les éléments matériels collectés auprès de l’ensemble des protagonistes. Sur la base de ces éléments, la collectivité décide des suites à donner au signalement.
L’enquête administrative est menée par un ou plusieurs agents du CDG 16 présentant tous les gages d’impartialité et d’objectivité nécessaires.
En quoi cela consiste ?
L’enquête administrative consiste à réaliser l’entretien individuel des principaux protagonistes de l’incident (agents, témoins, hiérarchie…) et à rédiger un rapport de synthèse à l’attention de l’autorité territoriale.
Ce rapport reconstitue la chronologie des faits, informe du contexte et l’historique des relations ayant un lien avec les faits, synthétise les comptes-rendus de chaque personne entendue, apporte des éléments de qualification des manquements professionnels ou déontologiques qui ont pu être relevés. Les comptes-rendus d’entretien, rapports de visite ou preuves matériels éventuellement collectées, sont joints au rapport.
L’autorité demeure libre de la suite donnée au rapport d’enquête.
Le CDG 16 ne se substitue à aucun moment à l’autorité territoriale et ne saurait prendre les décisions qui relèvent de sa seule responsabilité.
Programmation des entretiens
Une liste des personnes à entendre est établie par l’enquêteur. Les différents entretiens sont planifiés en lien avec la collectivité. Dans la limite des nécessités de service, ces rendez-vous seront programmés de façon regroupée sur une même journée ou sur un nombre de demi-journées limité. Si les premières auditions ouvrent le champ à d’autres protagonistes devant être entendus, l’enquêteur se rapproche de la collectivité pour les planifier dans les meilleurs délais.
Pour être objective, l’enquête est menée à charge et à décharge et il est veillé :
– A entendre l’ensemble des agents d’un même service pour ne pas créer de discrimination,
– A impliquer les responsables hiérarchiques, à la fois pour qu’ils soient informés de la démarche et pour entendre leur point de vue,
– A entendre tous les témoins demandés par l’agent incriminé.
Au besoin, un questionnaire d’enquête pourra être élaboré afin de poser les mêmes questions à chaque personne entendue. Toutefois l’enquêteur peut compléter l’entretien de toute question qui lui semble pertinente dans l’objectif qui lui est assigné.
Les auditions
- Les personnes entendues
L’agent incriminé ainsi que les autres personnes auditionnées sont convoqués par écrit par l’autorité territoriale ou son représentant en rappelant dans la convocation les éléments motivant l’enquête administrative. Le CDG 16 fournit un modèle de convocation. L’agent incriminé ne peut assister aux auditions des autres agents. Aucun débat contradictoire n’est organisé. L’enquête administrative étant une mesure hiérarchique, les agents ne peuvent refuser d’y participer.
La convocation de l’agent incriminé précise si celui-ci peut ou non être accompagnée lors de son entretien. A ce stade, rien ne l’oblige ; cette latitude est laissée à la libre appréciation de la collectivité. Quelle que soit la personne qui accompagne l’agent (représentant du personnel, conseil), celle-ci ne participe pas à l’échange.
- Déroulé des entretiens
Les auditions se déroulent sous forme d’entretiens individuels et sont conduites avec objectivité. La phase d’audition permet :
– d’entendre tous les acteurs impliqués ou témoins de l’incident,
– d’établir les faits,
– d’analyser le contexte,
– de reconstituer la chronologie des faits.
L’audition des personnes concernées donne lieu à un compte rendu signé par chaque agents et l’enquêteur.
Afin d’éviter de bloquer la procédure par des délais trop longs, un délai de quelques jours est fixé pour retourner le compte rendu signé. A défaut d’être retourné dans le délai imparti, le compte rendu est considéré comme accepté.
Il est précisé aux personnes entendues que le statut attaché à ce compte rendu est dans un premier temps un document préparatoire mais qui pourra devenir un document communicable à l’agent incriminé si des poursuites disciplinaires sont engagées à son encontre. L’ensemble des comptes rendus d’audition figureront en annexe au rapport d’enquête.
- Investigations complémentaires
L’enquête administrative peut nécessiter des investigations supplémentaires au-delà de l’audition des protagonistes :
– la recherche de documents et d’informations administratives : l’enquêteur, selon les circonstances, peut solliciter les personnes auditionnées pour qu’elles fournissent les éléments permettant de confirmer leurs propos (rapports, comptes-rendus de réunions…) ou solliciter la collectivité pour qu’elle fournisse ou donne accès aux éléments contenus dans les systèmes d’informations ou détenus par d’autres services, ou archivés.
– la recherche d’éléments sur place, notamment dans les locaux ou dans les ordinateurs des agents. Les règles d’accès de l’employeur aux éléments personnels d’un agent sont définies par la jurisprudence. Les locaux et les données professionnelles sont considérés comme accessibles à l’employeur sauf s’ils sont fermés à clés, ou s’ils portent clairement des mentions indiquant qu’il s’agit d’informations privées (courrier portant la mention « personnel et confidentiel », mail ou dossier informatique portant clairement la mention « personnel »).
Tous les éléments complémentaires figureront en annexe au rapport d’enquête. Une attention particulière sera apportée au respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la collecte de données sera limitée :
– aux éléments strictement nécessaires à l’enquête,
– d’établir les faits,
– au respect des règles d’accès, de lieu et de durée de conservation des données sensibles.
Conclusion de l’enquête administrative
- Le rapport d’enquête
Le rapport d’enquête est constitué :
– d’un rapport synthétique permettant à l’autorité territoriale de prendre une décision sur la base:
. d’un rappel des faits,
. d’une analyse de ses causes et de ses conséquences,
. d’une qualification des manquements professionnels ou déontologiques qui ont pu être relevés et de leurs auteurs ;
– de l’ensemble des comptes rendus d’audition, des éléments documentaires permettant d’attester des faits, des comptes rendus éventuels de visites ou d’autres démarches (entretiens téléphoniques, recherches auprès d’autres administrations…) ;
– d’un tableau chronologique des faits permettant de lire leur déroulement.
Toutes les pièces sont numérotées.
- Les suites de l’enquête
L’enquête et la mission du CDG 16 prennent fin simultanément à la remise du rapport à l’autorité territoriale. Celle-ci demeure libre des suites à donner. Le Centre de gestion ne se substitue à aucun moment à l’autorité territoriale et ne saurait prendre les décisions qui relèvent de sa seule responsabilité.
La collectivité peut solliciter les services adéquats du CDG 16 (conseil statutaire et expertise R.H., prévention des risques professionnels, médiation…) pour toute question ou demande d’accompagnement complémentaire utile à la mise en oeuvre de ses décisions (procédure disciplinaire…).
Déontologie / engagements réciproques
L’enquêteur s’engage à respecter les principes éthiques suivants :
- Intégrité et confidentialité
- Il accomplit son travail avec honnêteté et responsabilité ;
- Il respecte la confidentialité des échanges et des informations recueillies ;
- Il respecte un cadre d’intervention et contractualise sa mission d’intervention.
- Indépendance et objectivité
- Il effectue ses missions avec un haut degré d’indépendance et d’objectivité, et ne se laisse pas influencer dans son appréciation par son propre intérêt ou par autrui ; il est vigilant à toute forme d’instrumentalisation de son intervention ;
- Il fait preuve de professionnalisme et de méthode ;
- Il se détache de toute forme de dogmatisme, croyance et autre idéologie.
De son côté, la collectivité :
-
- S’engage et porte la démarche y compris en termes de disponibilité ;
- Respecte et fait respecter les termes de la commande (méthodologie, ressources, échéances, …),
- Met à disposition de l’enquêteur tous documents/informations nécessaires dans le cadre de sa mission, et partage avec lui les informations susceptibles d’impacter l’enquête ;
- Communique auprès des protagonistes en amont du début de l’enquête.
Documents
Pour pouvoir bénéficier de ce service, la collectivité ou l’établissement public doit préalablement avoir adhéré à la convention proposée par le Centre de Gestion : » SOUTIENS A LA GESTION DES R.H. – « CDGRH + »
L’adhésion à cette convention est gratuite.
Pour chaque mission confiée au Centre de Gestion, une proposition financière est établie sur la base d’un premier entretien et une convention de mise en oeuvre est signée.
