Le tableau des effectifs constitue la liste des emplois ouverts budgétairement pourvus ou non, classés par filières, cadres d’emplois et grades et distingués par une durée hebdomadaire de travail déterminée en fonction des besoins du service. Il s’agit d’un outil comptable, budgétaire car il renvoie à l’« état du personnel », qui est obligatoirement annexé chaque année au budget et au compte administratif. Il constitue alors une photographie de la liste des grades ou emplois occupés au 31 décembre de l’année écoulée.
Le tableau des effectifs est modifié, dès lors qu’un poste est créé ou supprimé (voir encadré ci-dessous).
Le tableau des emplois est un outil de gestion des ressources humaines, car il comprend, en plus des données du tableau des effectifs, d’autres informations : liste des emplois permanents et non permanents, nom et prénom des agents, service d’affectation…. Cet outil permet à la collectivité notamment de :
• faciliter l’état des lieux des emplois et identifier les besoins de la collectivité ;
• contribuer à la maîtrise des charges de personnel ;
• à apporter une cohérence globale et une lisibilité de l’organisation de la collectivité territoriale ou de l’établissement public.
Si le tableau des effectifs est juridiquement encadré (la création de son contenu s’appuyant sur le modèle inséré dans la maquette consolidée du budget primitif et du compte administratif), le contenu du tableau des emplois est laissé à l’appréciation des collectivités territoriales et des établissements publics qui peuvent librement le déterminer.
