L’article L.452-40 du Code Général de la Fonction Publique permet aux Centres de Gestion d’assurer toute tâche de conseils en organisation, pour les collectivités et établissements qui le demandent.
Dans ce cadre, le CDG16 propose un service de conseil en organisation.
Le conseiller en organisation aide la collectivité à renforcer durablement son efficacité et son efficience et à adapter son organisation aux évolutions du service public.
Le conseiller en organisation peut exercer des missions diverses, notamment :
Ainsi, à titre d’exemples, il peut accompagner votre collectivité dans les démarches suivantes :
Ces missions sont ajustables en fonction des besoins et attentes de l’adhérent.
Ainsi, le CDG 16 propose trois niveaux d’interventions de son conseiller en organisation :
Niveau 1 – Analyse et conseils : Le conseiller en organisation fait un état des lieux et une analyse du fonctionnement de l’organisation ou du service (contexte historique, structure des équipes et des relations, compétences à acquérir, organisation des moyens, organisation de l’espace). Il effectue également un diagnostic et un repérage des dysfonctionnements. Ensuite, il formule des recommandations adaptées à l’adhérent permettant d’engager une proposition d’organisation cohérente et efficace. Il formule des préconisations personnalisées.
Niveau 2 – Accompagnement à la mise en œuvre : Le conseiller en organisation accompagne l’adhérent à sa demande, dans la mise en œuvre des actions préconisées et validées par l’autorité territoriale, avec une méthodologie d’accompagnement au changement.
Niveau 3 – Accompagnement dans la durée : Le conseiller en organisation du CDG 16 peut, à la demande de l’adhérent, évaluer la nouvelle organisation, 6 mois ou 12 mois après sa mise en œuvre et inscrire le projet dans une démarche d’amélioration continue.
Ces trois niveaux d’intervention sont dissociables ou cumulables de la manière suivante:
Le conseiller en organisation mobilise une expertise, des méthodes et des outils pour accompagner l’ensemble des acteurs dans la construction d’une ambition partagée et sa mise en œuvre à travers un projet de changement. Pour des raisons déontologiques, le conseiller en organisation du CDG 16 se réserve la possibilité d’interrompre sa mission de conseil à tout moment et sans en motiver les raisons à l’adhérent.
Le conseiller en organisation n’intervient qu’à partir d’une demande émanant de la collectivité, formulée par l’autorité territoriale. L’intervention est élaborée et adaptée à la demande spécifique, notamment à partir d’une analyse de la demande précisée lors d’un entretien.
L’analyse de la demande est un passage obligé pour comprendre le besoin, identifier les faits générateurs du changement et évaluer la pertinence et la faisabilité de l’intervention.
Une première rencontre permet d’étudier la demande de l’adhérent et de proposer une intervention adaptée aux besoins identifiés ainsi qu’une méthode de travail.
Après avoir analysé la demande, une proposition d’intervention est formalisée par une lettre de mission. Cette formalisation reprend notamment la méthodologie et le calendrier définis en lien avec l’adhérent mais également une proposition financière sous forme de devis. Cette proposition est révisable suivant l’avancement et les besoins du projet.
Le conseiller élabore un état des lieux de l’adhérent et réalise un diagnostic qui permet de mettre en évidence les points forts de l’organisation mais également de repérer des dysfonctionnements éventuels. Ce diagnostic conduit à des préconisations en termes d’outils, organisationnelles ou managériales, tenant compte des particularités de l’adhérent. Un ou plusieurs scénarii sont proposés, que l’adhérent reste bien entendu libre de mettre en œuvre ou non. Pour ce faire, le conseiller en organisation va d’abord recueillir auprès de l’adhérent des données dites « objectives » lui permettant de poser les bases d’un constat partagé sur l’organisation et le fonctionnement de l’adhérent. Il s’agit notamment des données structurelles et fonctionnelles (organigramme, etc.), des données de GRH (données sur les effectifs, fiches de poste, etc.) et du système relationnel (circuits de communication interne, etc.)
Afin de recueillir des éléments dits « qualitatifs » et d’identifier les compétences et les savoir-faire existants, les ressources humaines mobilisées et mobilisables, le degré d’engagement et d’adhésion des agents aux missions de l’adhérent et les modalités d’organisation des services et de mise en œuvre des missions et des activités, cette phase peut également comprendre des temps d’observation au sein des services, des entretiens individuels et/ou collectifs, semi-directifs auprès d’un panel d’agents de l’adhérent, des séances de travail collectif…
Une validation par l’adhérent à toutes les étapes de la démarche permet un suivi précis et une adaptation de l’intervention. La clôture de l’intervention fait l’objet d’un bilan partagé avec l’adhérent. Un document final est remis à l’adhérent.
L’adhérent désigne l’un de ses agents en qualité de chef de projet. Il pilote le projet en interne, et est l’interlocuteur privilégié du conseiller en organisation dans le cadre de sa mission.
Lorsque la collectivité choisit d’être conseillée et accompagnée dans la mise en œuvre, elle bénéficie d’un accompagnement personnalisé dans la mise en œuvre de son organisation.
En fonction des besoins de l’adhérent, le conseiller en organisation peut participer au comité de pilotage du projet, aider à la réalisation des actions et à l’élaboration des outils RH, etc.
Le conseiller en organisation peut examiner l’effectivité et l’efficacité du plan d’action entre 6 mois à 12 mois après sa mise en œuvre. Cette évaluation débouche soit sur une validation de la mise en œuvre, soit sur des ajustements ou des correctifs qui permettront la validation ultérieure, soit sur une non-validation. Dans le cas de la non-validation, l’adhérent pourra de nouveau recourir aux prestations précédentes.
Le conseiller en organisation s’engage à respecter les principes éthiques suivants :
De son côté, la collectivité :
Pour pouvoir bénéficier de ce service, la collectivité ou l’établissement public doit préalablement avoir adhéré à la convention proposée par le Centre de Gestion : SOUTIENS A LA GESTION DES R.H. – « CDGRH + »
L’adhésion à cette convention est gratuite.
Pour chaque mission confiée au Centre de Gestion, une proposition financière est établie sur la base d’un premier entretien.
Témoignage de Monsieur Fabrice AUDOIN, Maire d’Ansac-sur-Vienne :
« Suite à des problématiques de méthodes de travail et de relationnel au sein de notre école, nous avons missionné le Centre de Gestion, afin de revoir l’organisation de notre structure. Suite à la réorganisation de notre regroupement pédagogique intercommunal sur un seul site à la rentrée 2023-2024 (avant 2 classes – 40 élèves : aujourd’hui 4 classes – 80 élèves), nous avons demandé au Centre de Gestion de mettre en place une nouvelle organisation, afin de rationaliser et optimiser les temps de travail.
Ces deux missions ont été menées à terme, avec brio et professionnalisme, ce qui nous a permis un nouveau départ pour cette rentrée, avec beaucoup de satisfaction pour ce nouveau fonctionnement. »
30 rue Denis Papin – CS 12213
16022 ANGOULEME Cedex