Le récolement des archives communales avant les élections municipales : une démarche essentielle pour une gestion transparente et durable
À l’approche des élections municipales de mars 2026, les communes sont confrontées à de nombreuses obligations administratives, souvent complexes et peu connues. Parmi celles-ci, le récolement des archives constitue une étape clé dans la gestion des archives publiques. Trop souvent négligée, cette procédure est pourtant primordiale pour assurer la bonne transmission des documents administratifs entre l’équipe sortante et la nouvelle municipalité (même si le maire sortant est réélu !).
Qu’est-ce que le récolement des archives ?
Le récolement des archives est une obligation légale prévue par le Code du patrimoine, qui s’applique à toutes les collectivités locales, dont les communes. Selon l’article L212-6 du Code du patrimoine, avant le départ du maire en place, il doit réaliser un récolement des archives communales. Ce processus vise à inventorier les documents produits ou reçus par la commune au cours du mandat, ainsi que les documents déjà présents dans la commune en vue de leur conservation ou de leur élimination dans le respect des règles de gestion archivistique. Certaines archives peuvent être en mauvais état ou obsolètes, et devront être éliminées selon des procédures légales précises. Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non-réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du code pénal).
Pour les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, c’est bien au maire de la commune-siège de signer le procès-verbal de récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle (Article L2113-1 du CGCI), même s’il existe une commune-siège et des communes déléguées.
Pourquoi est-ce important ?
Le récolement des archives ne se limite pas à une simple formalité administrative, il a plusieurs enjeux cruciaux :
- La continuité de l’administration communale : lorsque de nouveaux élus arrivent à la mairie, ils doivent pouvoir consulter rapidement les archives produites pendant le mandat précédent. Cela permet de maintenir un service public de qualité, sans interruption.
- La transparence et la gestion responsable : le récolement garantit que les documents publics sont bien gérés, et que ceux qui doivent être éliminés ou conservés dans la commune, le sont conformément à la loi.
- La préservation du patrimoine : les archives sont un véritable patrimoine pour la commune. En permettant de les conserver et de les protéger, le récolement participe à leur préservation pour les générations futures.
- La sécurisation juridique : certaines archives ont une valeur juridique et sont essentielles en cas de contentieux. Il est donc primordial de s’assurer que tous les documents essentiels soient correctement identifiés et protégés.
Le rôle de l’archiviste itinérante : un accompagnement sur mesure
En tant qu’archiviste itinérante au Centre de gestion, mon rôle est de vous accompagner tout au long du processus de récolement des archives, pour vous permettre de respecter cette obligation légale dans les meilleures conditions possibles. Je mets à votre disposition un service personnalisé pour :
- Évaluer et inventorier les archives : en collaboration avec votre équipe, nous procéderons à un premier état des lieux des documents et je vous aiderai à réaliser un inventaire exhaustif des documents archivés, en respectant la méthodologie requise. Nous établirons une liste de toutes les archives requises dans le récolement obligatoire.
- Former vos équipes : si vous le souhaitez, je peux également proposer des sessions de formation à la gestion des archives pour les élus ou le personnel municipal, afin de les sensibiliser aux bonnes pratiques et à la réglementation en matière d’archivage.
Quand commencer le récolement ?
Le récolement des archives ne doit pas être une tâche à accomplir à la dernière minute. Pour que cette démarche soit sereine et efficace, il est conseillé de commencer dès que possible. L’idéal est d’entamer ce travail au moins 6 mois avant les élections municipales. Cela permettra de disposer du temps nécessaire pour effectuer un récolement complet et de qualité.
Alicia BOULIER WALLOIS, archiviste itinérante, est à votre disposition pour vous conseiller, vous aider et vous accompagner dans cette démarche indispensable. N’attendez pas le dernier moment pour mettre en place cette procédure et valoriser le travail accompli durant votre mandat !
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